线下活动的策划,跟线上活动的策划有相似的地方。大多在策划阶段,都需要考虑6W1H:


why——what——who——where——when——Which——How

为啥——要干啥——谁——在哪——啥时候——啥渠道——怎么干


在我看来,做个线下活动,我们大体可以分成两个大部分:


第一部分是活动的策划部分,第二部分是活动的执行部分。


考虑到世上活动类型千千万,本文聊到的线下活动大多是互联网企业在线下办的活动。


首先我们需要想清楚,我们为什么要做个活动?活动的目的是什么?希望通过做活动达到什么样的目标?作为一个策划,这个为什么至关重要。


很多新手策划是习惯性的接受上司和老板的指令,一拍脑门决定要做个活动。但是为啥要做个活动,做这个活动能起到什么样的作用,是否像上司说的一样能够起到对应的作用,其实是需要深究的。


而且当你自己明确了活动目的,在做后续策划的时候才更容易激发自己的主观能动性,不然很容易做一个活动结果每次都是程式化的一套流程,最终的效果很难评定是好是坏。



基于不同的活动目的,各类公司会尝试用各种活动来达到目的。我们粗略来看就有以下形式:


个人:婚礼、聚会;

公司对内:年会、团建;

公司对外:媒体沟通会、沙龙、招商会/订货会、新品发布会、峰会、论坛、快闪店、展会参展。


当我们大概了解了目的和形式。接下来需要引入的概念是标准。每次活动完毕,复盘时我们都应该通过一系列的标准来评价“一个活动办得好还是不好。好是哪里好,不好是哪里不好”。


以上这句话是我一位很尊敬的领导非常喜欢说的一句话,实际应用价值很高。比如大多数的线下活动我们可以从三个方面来评判是否合格。


第一个方面是销售情况,第二个方面是传播维度,第三个方面是线下活动的体验感是否足够好。


继续回到活动策划案的部分。在做活动策划的时候,当我们清楚了目的和形式,我们接下来需要解决的就是很多细致的问题:


● 活动时间和地点;

 活动的流程和创意亮点;

 根据活动的主题和创意点,做出对应的布置;

 如果打算引入赞助商,那么做好赞助商的回报方案,比如传播量、传播途径及现场的物料摆放数量、主持人口播次数等等内容;

 参与嘉宾和拟邀请的KOL、用户。


今天的文章,我想着重跟大家分享一下活动执行中需要做的准备。下面几张表是我根据曾经参与过的活动进行了系统的梳理,可以说是一个通用的完整的活动模板。


1. 活动现场布置物料表


顾名思义,大部分线下活动最让人耗心劳力的点之一就是在场地的布置和相关物料的准备了。


许多场地又分成内场和外场,一次发布会数百人参与,一丁点布置不到位就可能造成整体流程的延误。




2. 第二张表叫做工作人员联系表


这里尤其值得注意是摄影师、摄像师拍摄的内容提前要有所规划,根据传播的媒体和渠道需要进行拍摄前的沟通,以防摄影师自主发挥,有些重要的场景没有拍到。


同时如果活动现场有直播,那么最好进行提前的彩排。来确定现场是否有网络,网络是否达标,以及导播控制是否熟练,几个机位之间是否可以通过控制台实现流畅的画面切换。是否提前安排了直播的主持人。




做活动最需要注意的就是有两位到三位小伙伴做到总控。总控的作用是分别对自己管理的人员进行细致的人员分工。


而一场活动涉及到的工作人员是非常多的。所以务必做到每个人员之间都清晰的知道彼此的联系方式。才能在临场时不产生额外的时间浪费。


3. 第三张表叫做活动流程表


清晰的知道活动流程,对于工作人员来说,有了提前准备各类工作的节奏。对于参与演讲和表演的嘉宾来说,也能够做到心中有数不发慌,提前准备。


尤其是大型活动,最能够避免差错的一定是提前的彩排。只有经过预演、彩排,我们对于正式进行的活动才能最大化的避免失误


比如临时的道具准备不足,比如演讲时发现演讲内容需要调整。比如颁奖环节,我们发现提前没有想清楚上台领奖的人员与颁奖嘉宾之间的配合导致颁奖人找不到谁领奖。


准备不足的线下活动总是带来无穷后患。就像墨菲定律说的,越是担心的某件事,一定会发生。





4. 第四张表叫做拟邀请嘉宾表


对于邀请嘉宾来说,最重要就是让嘉宾感觉活动很流畅。甚至在某些活动,不需要让嘉宾最开始就到场,特殊几个环节和时间点准备好就成。


不然造成最重要的嘉宾等待的时间最久。那么体验一定十分糟糕。


邀请过程中也要对交通方式和停车方案等细节做到细节处妥帖。为了保证活动时间点不被耽误,我们最好能够多要几个嘉宾的紧急联系人联系方式,以防万一。


线下活动的策划,


5. 第五张表是个系列表格——活动传播节奏表


活动的前中后三个阶段我们都需要做好传播的计划:


前期


1513862729511601.jpg


中期




后期





6. 第六张表是活动效果统计表


如前文所述,活动效果才是我们最关注的部分。不同渠道在一个阶段内,到底带来多少阅读、流量和引导转?


按照同样的维度进行多次的观察后,我们就可以通过数据在活动刚开始就对活动效果有迹可循。最终的目标当然是找到更有效率,最有价值的渠道,并坚持深耕。




希望表格对你有帮助!

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领英开发客户 头像 Jojo    297天前 |  0人喜欢

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